Airbus está a recrutar Assistente de Escritório

A Airbus é líder europeia no desenvolvimento de programas espaciais e líder mundial na produção de helicópteros e aviões para uso civil. Até janeiro de 2014 a empresa foi uma subsidiária da EADS, que detinha 100% da empresa.

A Airbus tem a sua nova Sede Global de Serviços Empresariais em Lisboa é o coração pulsante da organização, ligando todos os colegas em todo o mundo com excelentes serviços, desde TI e Compras, Finanças e RH.

Os seus produtos e soluções unem pessoas e organizações em todo o mundo. As aeronaves construídas pela Airbus ligam pessoas e lugares e apoiam equipas de emergência em todo o mundo. Os seus satélites e sistemas de localização ajudam a tornar os oceanos mais seguros e a sua tecnologia protege sistemas críticos contra ataques cibernéticos.

A Airbus é pioneira no aeroespaço sustentável para um mundo seguro e unido. A empresa inova constantemente para fornecer soluções eficientes e tecnologicamente avançadas nos sectores aeroespacial, da defesa e dos serviços ligados. Nos aviões comerciais, oferece aviões modernos e eficientes em termos de combustível e serviços associados.

A Airbus é também um líder europeu em defesa e segurança e um dos líderes mundiais em negócios espaciais. Em helicópteros, fornece as mais eficientes soluções e serviços civis e militares de aeronaves de asa giratória a nível mundial.

Como inovadores e líderes nas áreas em que atua, precisa dos melhores sistemas, processos e soluções de negócios para apoiar a sua equipa global.

Oferta – Office Assistant – Lisboa

Reportará e auxiliará a Equipa de Gestão do GBS da Airbus em todas as missões estratégicas. A principal responsabilidade da função é servir de elo de ligação com os colaboradores no local, apoiar a Equipa de Gestão Sénior e atuar como ponto de contacto único para o nosso fornecedor externo de Gestão de Instalações.

Responsabilidades

• Gerir tarefas e horários do calendário;
• Organizar eventos, reuniões, etc;
• Fazer arranjos de viagens e gerir relatórios de despesas;
• Gerir e priorizar toda a correspondência enviada ou recebida (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
• Coordenar as atividades de relacionamento externo (embaixadas, outras empresas, Secretaria de Estado);
• Atuar como Contacto Local: Servir como contacto principal para todos os assuntos diários relacionados com as instalações, recolhendo as necessidades de serviço dos colaboradores ou da empresa e comunicando-as diretamente ao Gestor de Instalações remoto;
• Supervisão do Desempenho: Monitorizar proactivamente o desempenho do prestador de FM, assegurando que todos os serviços (por exemplo, limpeza, manutenção) cumprem os Acordos de Nível de Serviço (ANS) acordados. O titular do cargo será o primeiro ponto de escalamento local para quaisquer problemas não resolvidos;
• Gestão de Fornecedores e Stocks: Supervisionar todos os materiais de escritório e stocks, fazer encomendas, verificar entregas e coordenar com os fornecedores, conforme necessário;
• Manusear documentos confidenciais, garantindo a sua segurança;
• Manter registos eletrónicos e em papel, garantindo que a informação está organizada e facilmente acessível;
• Manusear e priorizar toda a correspondência enviada e recebida (e-mails, cartas, encomendas, etc.);
• Manusear documentos confidenciais, garantindo a sua segurança e organização;
• Gerir a programação das salas de reunião, garantindo que todos os equipamentos e bebidas estão preparados;
• Realizar tarefas de suporte em nome da equipa de gestão, tais como encriptar documentos, digitalizar e organizar ficheiros.

Requisitos

• Licenciatura relevante ou experiência equivalente;
• 5 a 10 anos de experiência comprovada como administrador de escritório ou em função similar de gestão de escritório;
• Conhecimentos profundos em gestão de escritório;
• Familiaridade com os métodos básicos de investigação e técnicas de elaboração de relatórios;
• Inglês fluente (obrigatório);
• Elevados padrões de confidencialidade, dado que o candidato estará envolvido em discussões e decisões estratégicas da empresa;
• Sólidas competências organizacionais;
• Conhecimentos práticos com o Google Suite ou familiaridade com qualquer pacote Office;
• Forte capacidade de relacionamento interpessoal (empatia, diplomacia);
• Valores: Integridade, respeito, espírito de equipa.

Mais informações e candidaturas [AQUI]