Ferring está a recrutar Administrativo de Recursos Humanos

A Ferring é um grupo biofarmacêutico especializado em investigação, comprometido em ajudar as pessoas a construir famílias saudáveis ​​e viver uma vida melhor. É líder em medicina reprodutiva e saúde materna e em áreas especializadas como gastroenterologia e urologia.

A Ferring evoluiu e cresceu desde que Frederik e Eva Paulsen fundaram a empresa nos anos 50. A equipa é construída com um espírito pioneiro e um desejo de criar tratamentos que mudam a vida de pessoas que precisam deles.

A empresa possui centros de investigação e desenvolvimento no Brasil, China, Dinamarca, Índia, Israel, Japão, Rússia, Suíça, Reino Unido e nos Estados Unidos.

O principal centro de desenvolvimento farmacêutico fica em Copenhagen. As unidades de Copenhagen e Parsippany conduzem e executam a inovação de produtos e o desenvolvimento de novas entidades moleculares, bem como o desenvolvimento dos produtos em linha existentes para melhor atender às necessidades dos pacientes ou abordar novas áreas de doenças.

A sua organização de descoberta de medicamentos e desenvolvimento clínico precoce é responsável por todos os projectos de descoberta de medicamentos e desenvolvimento clínico nas suas principais áreas terapêuticas, desde a geração de ideias até à prova clínica de conceito.

Como organização global e através de dois grandes centros de investigação na Europa e nos EUA, os cientistas da Ferring trabalham diariamente em conjunto para descobrir medicamentos transformacionais que beneficiarão os doentes.

Oferta – Senior Assistant | Global HR – Lisboa

Irá apoiar a organização global de RH, trabalhando em estreita colaboração com os Centros de Excelência para garantir uma coordenação eficiente de calendários, viagens, despesas, contratos, fornecedores e documentação.

Funções

• Gerir todo o processo de ordens de compra (PO) até ao pagamento, incluindo a criação e o acompanhamento de ordens de compra e faturas, a coordenação com fornecedores, o controlo do orçamento, o apoio às áreas de Finanças/Compras e a resolução de dúvidas de fornecedores e outras partes interessadas;
• Coordenar todo o ciclo de vida dos contratos e acordos, garantindo que os documentos são criados, encaminhados, aprovados, assinados e armazenados corretamente no Icertis ou Adobe Sign, mantendo o contacto com as áreas Jurídica, de Compras e outras partes interessadas internas para garantir a conformidade e o progresso dos processos;
• Gerir os processos de despesas do Centro de Excelência (COE), dando apoio aos envios no Concur, organizando recibos, resolvendo itens em falta ou bloqueados, tratando da configuração e resolução de problemas com cartões corporativos e coordenando com as equipas de Finanças e Suporte para garantir relatórios de despesas precisos e em conformidade com as normas;
• Coordenar todo o processo de viagens para as equipas do COE, incluindo reservas de voos e hotéis, gestão de vistos e autorizações, organização de transporte local e todos os detalhes da viagem para garantir deslocações tranquilas e em conformidade com as normas;
• Manter o conteúdo do SharePoint de RH, as listas de distribuição, os grupos do Teams e os calendários da equipa, garantindo que a informação está correta, o acesso atualizado e que os novos colaboradores são devidamente incluídos nas comunicações e reuniões recorrentes;
• Gerir a logística do calendário e agendamento do Centro de Excelência (COE), incluindo a organização de reuniões e salas, a coordenação de viagens e considerações de fuso horário, a manutenção de calendários claros e atualizados, o alinhamento com diversas partes interessadas e o ajuste de horários ou detalhes, conforme necessário;
• Coordenar reuniões, eventos presenciais e remotos de ponta a ponta, gerindo a logística, materiais, documentação, locais, alimentação, viagens, organização de convidados e pastas estruturadas para garantir eventos tranquilos e bem organizados;
• Coordenar a logística de visitantes e convidados na sede, incluindo a marcação de reuniões, o registo de visitantes, a organização de crachás e bilhetes para o almoço, a preparação dos espaços de trabalho e o apoio a quaisquer refeições ou reuniões da equipa relacionadas;
• Mantenha a documentação e as pastas do Centro de Excelência (COE) claras e bem estruturadas, garantindo que os ficheiros estão organizados, armazenados na plataforma correta (Teams ou OneDrive), limpos regularmente, devidamente arquivados e acessíveis às partes interessadas relevantes.

Requisitos

• Mais de 5 anos de experiência em suporte executivo, operações de RH ou administração financeira;
• Fortes capacidades de organização e multitarefa, com grande atenção aos detalhes;
• Experiência com sistemas como Coupa, Concur, SharePoint, Teams e Excel (nível avançado);
• Capacidade de coordenação com diversas partes interessadas em diferentes regiões e funções;
• Fluência em inglês; excelentes capacidades de comunicação.

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