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A Fundação Calouste Gulbenkian foi criada em 1956 por testamento de Calouste Sarkis Gulbenkian, filantropo de origem Arménia que viveu em Lisboa entre 1942 e 1955, ano em que faleceu.
De nacionalidade Portuguesa e instituída em perpetuidade, a Fundação tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação. A Fundação desenvolve as suas atividades a partir da sua sede em Lisboa e das delegações em Paris e em Londres, tendo também intervenção através de apoios concedidos desde Portugal nos PALOP e Timor-Leste bem como nos países com Comunidades Arménias.
A Fundação Calouste Gulbenkian é uma instituição privada que tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação.
A Fundação conta com um museu, que alberga a coleção particular de Calouste Gulbenkian, e um Centro de Arte Moderna (CAM) que reúne a mais importante coleção de arte moderna e contemporânea portuguesa; uma orquestra e um coro; uma biblioteca de arte e arquivo; um instituto de investigação científica; e um jardim, que é um espaço central da cidade de Lisboa, onde decorrem também as atividades educativas.
Em articulação com as atividades culturais, a Fundação Calouste Gulbenkian cumpre a sua missão através de programas inovadores que desenvolvem projetos piloto e apoiam, através de bolsas e subsídios, instituições e organizações sociais.
Comprometida com a sua plena independência e preservação do seu património, a Fundação define como principal prioridade para a sua atividade a construção de uma sociedade que ofereça iguais oportunidades e que seja sustentável.
Oferta – Técnico/a Administrativo/a – Lisboa
Irá assegurar o apoio e suporte à Secretaria Geral, garantindo uma resposta atempada às diferentes solicitações e pedidos com qualidade, confidencialidade, rigor e eficiência garantindo o cumprimento das normas e procedimentos em vigor.
Responsabilidades
Apoio à Secretaria Geral
- Assegurar o processamento e a organização da informação, da Secretaria Geral no sentido de otimizar o seu desempenho;
- Acompanhar e elaborar atas de reuniões e Comissões do Conselho. Receber e expedir o serviço de correio e encaminhar ou dar seguimento aos pedidos existentes;
- Promover a otimização dos processos administrativos, com vista a maximizar os níveis de eficiência dos processos de acordo com a estratégia, políticas e objetivos definidos pela organização;
- Organizar e arquivar toda a documentação decorrente da atividade da Secretaria Geral, em conformidade com os procedimentos internos definidos, de modo a garantir a disponibilidade da informação;
- Proceder ao registo e atualização de dados nas ferramentas e aplicações que suportam a atividade da área, contribuindo para a disponibilidade e fiabilidade da informação;
- Agendar e assegurar a preparação atempada de reuniões ou outro tipo de conferências entre os elementos da Secretaria Geral com interlocutores internos e externos.
Secretariado – Secretaria do Conselho
- Marcações de Viagens; Manutenção do Mapa de Férias;
- Registo de empréstimos de Obras de Arte;
- Gestão do Economato;
- Abertura registo e encaminhamento de emails;
- Divulgação das “Aprovações do CA”.
Apoio a Administradores Não Executivos
- Abertura de Correspondência;
- Atualização Trimestral de documentação oficial;
- Marcação de viagens;
- Elaboração da Agenda, em Diligent, de reuniões;
- Recolha de assinaturas das Atas das reuniões, digitalização, arquivo digital e físico.
Outras funções
- Requisições de Compra pedidas pelo Secretário-geral, Gabinete do Presidente, Serviço Jurídico;
- Assegurar a articulação e a comunicação com as diversas áreas da Fundação, com vista a recolher e facultar dados, informações ou documentação necessária ao desenvolvimento das atividades.
Competências
- Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção ou áreas similares;
- Experiência mínima de 5 anos em funções similares;
- Domínio MS Office;
- Domínio de Inglês;
- Elevadas competências de planeamento e organização;
- Elevadas competências de relacionamento interpessoal.
