Teva está a recrutar Coordenador Administrativo e de Escritório

A Teva é uma empresa farmacêutica que tem como missão ser líder global em medicamentos genéricos e medicamentos biológicos, melhorando a vida dos doentes em todo o mundo. Os profissionais de saúde, doentes e prestadores de cuidados de saúde usam os medicamentos da Teva há mais de um século.

A Teva economiza mihões de euros para os sistemas de saúde e doentes todos os anos, oferecendo alternativas terapêuticas acessíveis. Atualmente, uma em cada nove prescrições nos EUA, uma em cada seis prescrições no Reino Unido e uma em cada oito prescrições na Alemanha são de medicamentos da Teva.

Esforça-se para desenvolver tratamentos inovadores. Nos últimos anos, lançou tratamentos para necessidades específicas como a enxaqueca e perturbações do movimento.

É o âmbito do seu trabalho, juntamente com o seu amplo portefólio, que faz da Teva uma empresa líder globalmente. Fornece mais de 3 500 medicamentos diferentes para doentes em mais de 60 países. O seu portefólio é um dos maiores entre as empresas farmacêuticas. Todos os dias, quase 200 milhões de pessoas em todo o mundo tomam um medicamento Teva e mais de 1 milhão de prescrições nos EUA são diariamente dispensadas.

Para chegar a todos os doentes em Los Angeles, Lima, Montevideu ou Moscovo, a cadeia de abastecimento global da Teva está entre as maiores e mais complexas da Indústria Farmacêutica. A sua rede de 43.000 colaboradores e 70 fábricas em todo o mundo trabalha 24 horas por dia. A cada hora há um avião no ar, um navio no mar ou um camião na estrada que entrega medicamentos da Teva em farmácias e hospitais. A sua ambição é que os seus doentes tenham acesso ao medicamento onde e quando precisam.

Oferta – Administrative and Office Coordinator – Lisboa

A Teva procura um(a) Coordenador(a) Administrativo(a) e de Escritório experiente para organizar todos os processos administrativos.

Reportará ao Diretor Geral em Portugal e dará apoio à equipa de negócio portuguesa, gerindo uma equipa de 2 assistentes administrativos e 1 rececionista, além de ser responsável pela gestão do escritório.

Responsabilidades

• Compreender os horários de trabalho e as formas de trabalho dos membros da equipa que irá apoiar;
• Prestar um serviço administrativo completo aos membros da equipa de liderança, apoiando a organização de reuniões e eventos internos e externos, incluindo a preparação de agendas e documentos;
• Gerir e priorizar agendas diárias complexas para otimizar o tempo de forma eficaz;
• Garantir que os membros da equipa de negócios são devidamente informados sobre eventos e visitas que exigirão a sua presença e recolher informações de fontes relevantes e colegas;
• Orquestrar operações perfeitas, incluindo preparação de reuniões, agendas, briefings, acompanhamento e monitorização de ações;
• Gerir o fornecimento de apoio organizacional, de viagens e outros tipos de apoio logístico aos membros da equipa de gestão;
• Gerir, alocar e distribuir tarefas administrativas dentro da equipa, gerindo a carga de trabalho e priorizando as necessidades da empresa;
• Utilizar o sistema SAP interno para gerir requisições e ordens de compra;
• Substituir o Gestor de Concursos do Hospital Público durante as suas férias;
• Gerir o espaço de escritório e fornecer e manter os equipamentos e consumíveis de escritório, gerindo a relação com o proprietário;
• Atuar como ponto de contacto, respondendo a questões e ajudando a gerir comunicações internas, como memorandos, traduções e Anúncios;
• Prestar apoio administrativo à equipa e, em algumas funções, recrutar, formar e supervisionar outros funcionários administrativos;
• Atuar como ponto de contacto central para os colaboradores, gestão e clientes, exigindo fortes capacidades de organização, comunicação e resolução de problemas;
• Interagir com clientes externos e visitantes de negócios e representar o escritório executivo com profissionalismo, discrição e bom senso em todas as interações.

Requisitos

• Pelo menos 5 anos de experiência a prestar apoio a líderes seniores ou executivos (ou experiência operacional / administrativa equivalente);
• Experiência comprovada como chefe de equipa;
• Inglês fluente;
• Capacidades excecionais de organização e gestão do tempo, com capacidade de gerir múltiplas prioridades e prazos;
• Capacidades de comunicação claras e concisas, tanto escritas como verbais;
• Elevado nível de discrição, profissionalismo e inteligência emocional;
• Pensamento proactivo: antecipa as necessidades, resolve os problemas antes que eles aconteçam e assume a responsabilidade;
• Fluência técnica, incluindo o domínio de calendários, ferramentas de produtividade e plataformas de colaboração;
• Execução calma e consistente sob pressão, ambiguidade e mudanças rápidas;
• Conhecimento dos sistemas SAP e Concur será uma vantagem;
• Conhecimento de plataformas de concursos públicos, como a VortalGov ou a SaphetyGov, será uma mais-valia.

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