A Porto Digital é uma associação privada sem fins lucrativos. Foi criada em 2004 e possui atualmente como associados o Município do Porto, Universidade do Porto (UP) e a empresa Metro do Porto.
A Porto Digital desenvolve plataformas digitais interoperáveis, projetos de inovação e iniciativas orientadas para a modernização da administração pública, contribuindo para a transição digital da cidade do Porto.
Oferta – Gestor de Eventos – Porto
A transformação digital das cidades depende cada vez mais da capacidade de envolver cidadãos, empresas, academia, parceiros institucionais e diferentes agentes do ecossistema de inovação.
Neste contexto, os eventos constituem um importante instrumento de comunicação, partilha de conhecimento, criação de comunidade e relacionamento institucional, permitindo divulgar o trabalho desenvolvido, promover a colaboração entre diferentes entidades e reforçar o posicionamento do Porto enquanto referência na área da inovação urbana e da transformação digital.
O(a) Gestor(a) de Eventos irá assegurar o planeamento, organização e execução operacional do portefólio de eventos da Porto Digital, incluindo sessões técnicas, workshops, conferências, eventos institucionais e participações em eventos nacionais e internacionais.
Reportará diretamente à Coordenadora de Área, trabalhando sob a sua orientação e em estreita articulação com as diferentes equipas da Porto Digital, nomeadamente Comunicação e Marca, Gestão de Projetos, Produto, Financeira e Administração, bem como com parceiros e entidades da esfera municipal.
A função terá uma natureza transversal e será responsável pela concretização operacional dos eventos definidos pela organização, assegurando elevados padrões de qualidade, coerência institucional, cumprimento de prazos e acompanhamento orçamental.
Tarefas
- Planear e organizar o calendário anual de eventos da Porto Digital, de acordo com as prioridades e orientações definidas pela Coordenadora de Área e em articulação com as diferentes equipas internas;
- Assegurar a organização logística dos eventos de ponta a ponta, incluindo espaços, produção, fornecedores, equipamento técnico, viagens, estadias, acreditações, catering, merchandising e acolhimento de participantes e convidados;
- Preparar estimativas orçamentais e acompanhar a execução financeira dos eventos, monitorizando custos e identificando eventuais desvios face aos orçamentos aprovados;
- Preparar os elementos técnicos necessários aos processos de aquisição e contratação relacionados com eventos, incluindo especificações técnicas e requisitos dos serviços a contratar;
- Acompanhar os procedimentos de contratação pública em articulação com as áreas competentes da Porto Digital;
- Acompanhar a execução dos contratos associados aos eventos, verificando o cumprimento das condições contratadas, dos prazos e dos serviços ou fornecimentos adjudicados;
- Assegurar a articulação operacional com fornecedores, parceiros institucionais, entidades municipais, oradores, patrocinadores e outros intervenientes envolvidos na organização dos eventos;
- Apoiar a Coordenadora de Área na definição do formato, dimensão e modelo de participação da Porto Digital nos diferentes eventos, de acordo com os objetivos estabelecidos para cada iniciativa;
- Trabalhar em articulação com a equipa de Comunicação e Marca na divulgação dos eventos, produção de conteúdos, materiais de comunicação e identidade visual;
- Garantir que os eventos incorporam, sempre que aplicável, princípios de acessibilidade, inclusão e sustentabilidade;
- Identificar antecipadamente riscos operacionais, logísticos ou financeiros, reportando-os à Coordenadora de Área e propondo medidas de mitigação;
- Preparar cronogramas, planos operacionais e demais instrumentos necessários à organização e acompanhamento de cada evento;
- Acompanhar e avaliar os resultados dos eventos através de indicadores como participação, satisfação, execução orçamental, alcance e resultados alcançados;
- Elaborar relatórios de acompanhamento e avaliação dos principais eventos, identificando aprendizagens e oportunidades de melhoria;
- Propor à Coordenadora de Área novos formatos, metodologias e soluções que contribuam para melhorar a qualidade e eficiência da organização dos eventos da Porto Digital.
Requisitos
- Licenciatura em Gestão de Eventos, Comunicação, Relações Públicas, Gestão ou área relevante para a função;
- Preferencialmente, entre 3 e 5 anos de experiência profissional na organização e gestão de eventos;
- Experiência na organização de eventos institucionais, empresariais, tecnológicos ou relacionados com inovação;
- Experiência na gestão de fornecedores e parceiros;
- Experiência na preparação e acompanhamento de orçamentos;
- Excelente capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;
- Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
- Capacidade de negociação e resolução de problemas;
- Autonomia, sentido de responsabilidade e orientação para a execução;
- Capacidade para trabalhar sob pressão e gerir simultaneamente diferentes atividades e prazos;
- Domínio do português e do inglês, escrito e falado;
- Disponibilidade para deslocações e para trabalho ocasional fora do horário habitual, sempre que a natureza dos eventos o justifique.
Valoriza-se
- Experiência na organização de eventos internacionais;
- Experiência com eventos híbridos e ferramentas digitais de gestão de eventos;
- Conhecimentos de contratação pública e do Código dos Contratos Públicos;
- Experiência de trabalho com organismos públicos ou entidades do setor público;
- Conhecimento do ecossistema de inovação, tecnologia e smart cities;
- Conhecimento do tecido institucional e empresarial da região do Porto;
- Experiência na definição e acompanhamento de indicadores de desempenho de eventos;
- Capacidade para identificar oportunidades de melhoria e implementar processos de organização mais eficientes.
Benefícios
- Seguro de Saúde;
- Subsídio de Almoço;
- Telemóvel e serviço de comunicações;
- APP ANDA;
- Modalidade de trabalho híbrida (presencial e remoto).
