Airbus está a recrutar Assistente de Escritório – GBS Team

A Airbus é líder europeia no desenvolvimento de programas espaciais e líder mundial na produção de helicópteros e aviões para uso civil. Até janeiro de 2014 a empresa foi uma subsidiária da EADS, que detinha 100% da empresa.

A Airbus tem a sua nova Sede Global de Serviços Empresariais em Lisboa é o coração pulsante da organização, ligando todos os colegas em todo o mundo com excelentes serviços, desde TI e Compras, Finanças e RH.

É pioneira no aeroespaço sustentável para um mundo seguro e unido. A empresa inova constantemente para fornecer soluções eficientes e tecnologicamente avançadas nos sectores aeroespacial, da defesa e dos serviços ligados. Nos aviões comerciais, oferece aviões modernos e eficientes em termos de combustível e serviços associados.

A Airbus é também um líder europeu em defesa e segurança e um dos líderes mundiais em negócios espaciais. Em helicópteros, fornece as mais eficientes soluções e serviços civis e militares de aeronaves de asa giratória a nível mundial.

Oferta – Office Assistant – Lisboa

Irá fazer a ligação local para os colaboradores, apoiar a equipa de gestão sénior e atuar como um ponto único de contacto para o fornecedor externo de gestão de instalações.

Funções

• Gerir tarefas e agendas do calendário;
• Organizar eventos, reuniões, etc;
• Organizar viagens e gerir relatórios de despesas;
• Tratar e priorizar toda a correspondência enviada ou recebida (e-mail, cartas, encomendas etc.);
• Coordenar as atividades de relacionamento externo (embaixadas, outras empresas, Secretaria de Estado);
• Servir como principal pessoa de contacto para todos os assuntos do dia a dia relacionados com as instalações, recolhendo as necessidades de serviços dos colaboradores ou da empresa e comunicando-as diretamente ao gestor remoto das instalações;
• Monitorizar proactivamente o desempenho do fornecedor de FM, garantindo que todos os serviços (por exemplo, limpeza, manutenção) cumprem os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) acordados. O titular do cargo será o primeiro ponto de encaminhamento no local para quaisquer problemas não resolvidos;
• Supervisionar todos os materiais de escritório e stocks, fazer encomendas, verificar entregas e coordenar com os fornecedores, conforme necessário;
• ​Lidar com documentos confidenciais garantindo que se mantêm seguros;
• Manter registos eletrónicos e em papel garantindo que a informação é organizada e facilmente acessível;
• Tratamento e priorização de toda a correspondência enviada e recebida (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
• Tratamento de documentos confidenciais, garantindo a sua segurança e organização;
• Gerir a programação das salas de reunião, garantindo que todos os equipamentos e bebidas estão preparados;
• Realizar tarefas de suporte em nome da equipa de gestão, como encriptar documentos, digitalizar e organizar ficheiros.

Requisitos

• Licenciatura relevante ou experiência equivalente;
• 5 a 10 anos de experiência comprovada como administrador de escritório ou em função similar de gestão de escritório;
• Conhecimento profundo de gestão de escritório;
• Familiaridade com os métodos básicos de pesquisa e técnicas de relatório;
• Inglês fluente (obrigatório);
• Elevados padrões de confidencialidade, pois o titular do cargo estará envolvido nas discussões e decisões estratégicas da empresa;
• Fortes competências organizacionais;
• Conhecimento prático do Google Suite ou confortável com qualquer pacote Office;
• Forte capacidade de relacionamento interpessoal (empatia, diplomacia);
• Valores: Integridade, respeito, espírito de equipa.