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A Bial é uma empresa farmacêutica de inovação. Atualmente, é o maior grupo farmacêutico português e um dos principais a nível ibérico.
Dedicados à investigação, desenvolvimento e comercialização de medicamentos, está empenhada em contribuir para a melhoria da qualidade de vida das pessoas em todo o mundo. Keeping life in mind.
Fundada em 1924, a Bial tem como missão desenvolver, encontrar e fornecer novas soluções terapêuticas na área da Saúde. “Ao serviço da sua Saúde” é o lema que assume, tendo como áreas estratégicas a Investigação e Desenvolvimento, a Internacionalização e a Qualidade.
A equipa Bial é hoje constituída por mais de 950 colaboradores. Alia o seu conhecimento, experiência, imaginação e dedicação a um objectivo concreto: proporcionar medicamentos de qualidade. 78% dos seus colaboradores possui formação superior, dos quais 9% são doutorados.
Em todos os níveis funcionais, desde a gestão à área comercial, desde a administração à área científica, promove o trabalho em equipa e um sistema de formação contínua que permite a atualização e aperfeiçoamento das competências dos seus recursos humanos.
Oferta – Senior Administrative Assistant – Porto
Na qualidade de assistente administrativo sénior, irá executar todas as tarefas administrativas necessárias, de acordo com os procedimentos definidos, prestando um serviço de apoio eficiente às partes interessadas internas e externas da empresa.
Responsabilidades
- Apoio à investigação e desenvolvimento em matéria de gestão e controlo orçamental;
- Apoio na apresentação de propostas financeiras e de incentivos a subvenções;
- Redigir e distribuir correio eletrónico, memorandos de correspondência, cartas e formulários;
- Servir de ponto de contacto para os membros da equipa, bem como para clientes/fornecedores externos, assegurando que são assistidos por telefone, correio eletrónico ou outro meio de comunicação e que obtêm as informações necessárias;
- Gerir o calendário de reuniões, assegurando que é prestada a assistência necessária – reservas, salas de reunião, etc. – consoante as necessidades (reuniões internas, reuniões de trabalho, etc.) – em função das necessidades (reuniões internas, reuniões de ciclo, congressos);
- Prestar assistência em matéria de viagens, alojamento e aluguer de automóveis;
- Preparar apresentações e ajudar na tradução;
- Ser responsável pelo processo de pedidos de compra (inserir e fornecer pedidos de compra/solicitações no sistema), incluindo lidar com fornecedores e garantir que as perspectivas financeiras e contabilísticas estão em conformidade com os procedimentos do Grupo;
- Gerir o processo de contratos/acordos;
- Testar itens e preparação de remessas de referência
- Aconselhar e formar os colegas sobre as melhores práticas comerciais;
- Tratar e submeter mapas de despesas e vales de empregados;
- Atualizar, manter e seguir as políticas e procedimentos do escritório;
- Cumprir as políticas, normas e procedimentos em vigor;
- Colaborar eficazmente com outros departamentos, equipas e colegas, conforme necessário, para apoiar os objetivos gerais da empresa.
Requisitos
- Experiência anterior de, pelo menos, 3 anos numa função semelhante;
- Conhecimentos práticos de manuseamento de dispositivos informáticos de escritório;
- Conhecimento dos sistemas e procedimentos de gestão de escritório;
- Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, em particular);
- Experiência em Power BI e Smartsheet (ou ferramentas semelhantes);
- Excelentes capacidades de gestão do tempo e capacidade de definir prioridades de trabalho;
- Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal;
- Fluência em inglês (escrito e falado);
- Atenção ao pormenor e capacidade de resolução de problemas;
- Fortes competências organizacionais com capacidade para realizar várias tarefas.
