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A Tivoli Hotels & Resorts faz parte da Minor Hotels e gere 16 hotéis em Portugal, no Brasil e no Qatar.
Com mais de 85 anos de existência, a Tivoli Hotels & Resorts destaca-se pela oferta de experiências únicas que dão a conhecer o mais autêntico em cada destino, e por um serviço inovador e de excelência.
Em Portugal, a Tivoli está presente nos principais destinos turísticos: da cosmopolita cidade de Lisboa, à romântica vila de Sintra e às praias e campos de golfe do Algarve. No Brasil, marca presença na vibrante cidade de São Paulo e na calorosa Bahia. No Qatar, adicionou ao seu portfólio o Souq Waqif Boutique Hotels by Tivoli no centro histórico de Doha.
A Tivoli Hotels & Resorts é membro da Global Hotel Alliance (GHA), a maior aliança de marcas de hotéis independentes.
Oferta – Coordenador(a) de Eventos e Operações – Tivoli Palácio Seteais – Sintra, Lisboa
Principais atividades
Planeia, coordena, executa e supervisiona o serviço de operação de grupos & eventos, de acordo com os standards e os procedimentos definidos, nomeadamente:
Preparação
- Realiza o briefing diário com a equipa;
- Verifica pedidos de eventos e ocupação geral da semana, clientes recomendados garante a resposta;
- Verifica follow-up pendentes e garante continuidade dos processos;
- Efectua e controla a distribuição das folhas de serviço e day-by-days pelas secções do Hotel
- Efectua vistoria às salas e aos serviços para garantir a sua conformidade
- Assegura a organização e arrumação do seu espaço de trabalho.
Serviço
- Dá cotações para eventos e demais solicitações;
- Acompanha visitas de agentes de viagem e outros clientes externos;
- Acompanha visitas de inspecção e de grupos durante a sua estadia;
- Efectua contractos de eventos;
- Responde a pedidos de clientes;
- Assegura o envio das “fichas de cliente”, para abertura de conta;
- Efectua up-selling e cross selling;
- Acompanha a operação dos grupos de acordo com o contratado e dá resposta às solicitações dos grupos in house, de acordo com os procedimentos estabelecidos.
Gestão
- Planifica os serviços e organiza as escalas e procede à distribuição dos serviços de forma a rentabilizar os recursos existentes (materiais e humanos);
- Participa na gestão de recursos humanos afectos ao seu serviço – selecção, avaliação de desempenho, definição das necessidades de formação, entre outros;
- Treina e integra os novos colaboradores, extras e estagiários e assegura o aperfeiçoamento e a reciclagem dos outros colaboradores da secção;
- Planifica e procede à gestão de assiduidades do pessoal afecto à sua secção;
- Controla “dead-lines”, planning de eventos, grupos, salas e rooming-lists;
- Colabora na facturação de grupos;
- Efectua o envio de facturas pró-forma;
- Procede à abertura das “contas diversas”;
- Assegura a captação dos Questionários de Satisfação dentro dos objectivos estabelecidos;
- Analisa e avalia os resultados do questionário de satisfação de clientes – grupos – níveis de produtividade e de qualidade e propõe medidas correctivas.
Suporte
- Assegura a articulação da sua secção com as outras secções;
- Procura promover a imagem e os serviços do Hotel e do Grupo junto dos diversos tipos de clientes e parceiros;
- Colabora em acções promocionais do Hotel;
- Assegura o cumprimento de todos os procedimentos de qualidade e ambiente definidos para a secção;
- Efectua o arquivo dos processos dos grupos;
- Cria um clima motivacional favorável à cooperação entre os serviços e à responsabilização das pessoas, gere conflitos;
- Prepara as reuniões operacionais com os inputs necessários sobre os grupos e eventos que supervisiona;
- Assegura a passagem de toda a informação sobre os eventos e grupos a todo o Hotel.
Candidaturas
Se tem o perfil acima indicado envie a sua candidatura para Marta Almeida m.almeida@tivoli-hotels.com, com o assunto “Coordenador(a) de Eventos e Operações”.
