Gulbenkian está a recrutar Assistente de Gestor de Projeto – Mapeamento de Processos e Gestão Documental

A Fundação Calouste Gulbenkian foi criada em 1956 por testamento de Calouste Sarkis Gulbenkian, filantropo de origem Arménia que viveu em Lisboa entre 1942 e 1955, ano em que faleceu.

A Fundação Gulbenkian é uma instituição internacional, com sede em Portugal, que promove o desenvolvimento de pessoas e organizações, através da arte, da ciência, da educação e da beneficência, para uma sociedade mais equitativa e sustentável.

Para além de dois museus – o Museu Calouste Gulbenkian e o Centro de Arte Moderna – a Gulbenkian organiza regularmente exposições temporárias, tem uma Temporada de Música com Orquestra e Coro residentes, uma Biblioteca de Arte, atribui bolsas e apoios, e desenvolve várias iniciativas em áreas como Clima e Oceanos, Democracia e sociedade civil ou Acesso à Cultura.

Oferta – Assistente de Gestor de Projeto | Mapeamento de Processos e Gestão Documental – Lisboa

Reforçar a equipa do Serviço de Planeamento e Estratégia com um/a Assistente de Gestor de Projeto, com responsabilidade pelo mapeamento, documentação e melhoria contínua dos processos organizacionais da Fundação.

Esta função é determinante para garantir que os procedimentos internos são descritos com rigor, validados pelos intervenientes e publicados de forma acessível na plataforma de gestão documental. Trabalhará em estreita articulação com as diferentes unidades orgânicas da Fundação.

Principais responsabilidades

• Realizar o levantamento, mapeamento e descrição de processos em articulação com os intervenientes, identificando oportunidades de melhoria e propondo alterações adequadas;
• Criar, rever e eliminar procedimentos, garantindo a conformidade com normas internas e a qualidade, consistência e clareza da informação documentada;
• Elaborar fluxogramas e documentação estruturada que representem fielmente os processos, assegurando a normalização de dados e uma linguagem acessível;
• Coordenar reuniões de validação com os intervenientes, assegurando o alinhamento e a aprovação dos documentos produzidos;
• Acompanhar o processo de aprovação e publicação dos procedimentos, garantindo o cumprimento dos prazos e dos circuitos internos definidos;
• Gerir e otimizar a plataforma documental em SharePoint, assegurando a organização, acessibilidade e atualização contínua da informação.

Competências

• Licenciatura;
• Experiência mínima de 1 a 2 anos em funções similares, idealmente em melhoria contínua, mapeamento de processos ou business intelligence;
• Noções de automação e de aplicação de inteligência artificial à documentação de processos (transcrição de reuniões, estruturação de dados, verificação de qualidade);
• Conhecimentos sólidos de MS Office (Word, Excel e PowerPoint);
• Conhecimentos de Power BI e Power Query;
• Experiência em gestão documental em SharePoint;
• Rigor, sentido analítico e elevada capacidade de expressão escrita em português;
• Bons conhecimentos de inglês;
• Espírito de equipa e boa capacidade de comunicação oral e escrita;
• Iniciativa e autonomia na gestão de tarefas e resolução de situações;
• Capacidade de análise e sentido crítico aplicados à interpretação de processos e documentação.