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A JLL é uma empresa líder de serviços profissionais especializada em gestão imobiliária e de investimentos.
Ajuda a comprar, construir, ocupar e investir numa variedade de ativos, incluindo ativos industriais, logística, comerciais, residenciais, de retalho e de hotelaria. Desde startups tecnológicas a empresas globais, tem clientes nos setores da banca, da energia, dos cuidados de saúde, da justiça, das ciências, da produção e da tecnologia.
A JLL molda o futuro do mercado imobiliário para um mundo melhor usando a tecnologia mais avançada para criar oportunidades gratificantes, espaços incríveis e soluções imobiliárias sustentáveis para os seus clientes, pessoal e nossas comunidades.
A JLL tem mais de 94.000 pessoas, mas uma única equipa. É em equipa que alcança os objetivos comuns e partilha os êxitos. Trabalha de mãos dadas entre diferentes locais e departamentos para construir equipas de classe mundial que preste um serviço de primeira categoria.
Liderar o caminho na sustentabilidade é fundamental para o objetivo da JLL de moldar o futuro dos imóveis para um mundo melhor. O seu programa global centra-se em três áreas nas quais a JLL pode ter o maior impacto para os seus colegas, clientes e comunidades: Ações climáticas para imóveis sustentáveis, Espaços saudáveis para todas as pessoas e Locais inclusivos para comunidades prósperas.
Oferta – Administrative Assistant – Porto
Responsabilidades
- Preparar e editar correspondência, apresentações e relatórios;
- Tratar informações sensíveis e confidenciais com discrição;
- Antecipar e responder proactivamente às necessidades dos executivos;
- Gestão da caixa de entrada, monitorização do correio eletrónico e definição de prioridades, redação de correspondência e revisão/resumo de documentos, conforme necessário;
- Controlo de acesso, assegurando uma gestão exaustiva e precisa do calendário;
- Gerir todos os aspetos das viagens dos executivos e reuniões associadas, incluindo apresentações, alojamento, transferências, reuniões, taxas de conferência e documentação de conformidade;
- Assegurar que as viagens são documentadas e que o processo de viagem é seguido;
- Preparar e gerir relatórios de despesas, assegurando a sua exatidão e apresentação atempada;
- Ajudar a gerir e acompanhar as ações, os resultados e as atualizações diárias;
- Trabalhar em estreita colaboração com a equipa para garantir que os fluxos de trabalho estão no bom caminho;
- Apoio na preparação de diapositivos e materiais de apresentação para reuniões de trabalho;
- Colaborar em projetos ad hoc, conforme solicitado;
- Coordenação de conferências e eventos de clientes, incluindo, mas não se limitando a, orçamentação, viagens, preparação de materiais, programação e apoio administrativo;
- Assistência na programação e organização de reuniões fora do local de trabalho e outras reuniões de grupos e entidades, assegurando o seu bom funcionamento;
- Prestar assistência às equipas funcionais designadas em tarefas administrativas gerais, conforme necessário;
- Cobrir as férias e as ausências dos membros da equipa, conforme necessário.
Requisitos
- Formação em Gestão de Empresas ou experiência relevante de mais de 5 anos de experiência como assistente executivo, de preferência num ambiente empresarial;
- Proficiência avançada em Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
- Excelentes capacidades de comunicação verbal e escrita;
- Fortes capacidades de organização e gestão do tempo;
- Capacidade para executar várias tarefas e definir prioridades num ambiente dinâmico;
- Discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis;
- Competências interpessoais excecionais e comportamento profissional;
- Capacidade proactiva de resolução de problemas.
Competências preferenciais
- Conhecimento dos sistemas e procedimentos de gestão de escritórios;
- Familiaridade com a gestão de redes sociais para executivos;
- Proficiência em outras línguas (desejável);
- Experiência em administração de empresas.
