A Cegid é um líder europeu em soluções de gestão empresarial na cloud (fluxo de caixa, impostos, ERP), recursos humanos (folha de pagamento, gestão de talentos), contabilidade, retalho e setores empreendedores.
Num mundo em constante evolução, os seus colaboradores apoiam os clientes na concretização dos seus projetos e ambições através de soluções úteis e inovadoras.
Oferta – Office Manager – Lisboa
A função assegura que o ambiente físico de trabalho é seguro, funcional, organizado e devidamente preparado para responder às necessidades dos colaboradores e visitantes.
Responsabilidades
- Assegurar o funcionamento diário e a operacionalidade do escritório de Lisboa e/ou outros escritórios da Cegid, supervisionando os serviços de manutenção, limpeza, reparações, segurança e restantes serviços de Facilities, bem como o controlo de acessos;
- Realizar inspeções regulares, identificar proativamente necessidades de manutenção, segurança e capacidade, e coordenar as ações corretivas com fornecedores e interlocutores internos até à conclusão;
- Garantir o bom funcionamento da receção, incluindo o acolhimento de visitantes, clientes e colaboradores, o tratamento de correspondência e entregas, e a articulação com a segurança e os prestadores relevantes;
- Gerir os fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo pedidos de cotação, obtenção e comparação de propostas segundo os procedimentos de compras, e avaliação da qualidade e do acompanhamento dos serviços;
- Monitorizar o orçamento anual do escritório da Cegid, manter atualizados os registos de contratos, propostas e compras, e identificar oportunidades de otimização de custos e de melhoria do desempenho dos fornecedores;
- Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas;
- Assegurar as manutenções preventivas e corretivas, as inspeções periódicas obrigatórias (IPO) e a substituição de peças e consumíveis;
- Coordenar os serviços de workplace que contribuem para a experiência diária no escritório, incluindo o Free Food (preparação, reposição, higiene, acompanhamento de consumos e stock, e articulação com fornecedores);
- Apoiar a integração de novos colaboradores (preparação do posto de trabalho, acessos e condições de acolhimento), bem como a organização de eventos, reuniões e visitas de clientes;
- Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório, garantindo o seu tratamento ou encaminhamento para a função responsável;
- Coordenar as atividades de Saúde e Segurança no Trabalho abrangidas pelo âmbito de Facilities e Workplace, implementando e mantendo atualizadas as Medidas de Autoproteção (MAP);
- Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e de segurança no local de trabalho, dentro das responsabilidades atribuídas à gestão do escritório;
- Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos aplicáveis à utilização das instalações, segurança, higiene e prestação dos serviços de workplace.
Requisitos
- Experiência relevante em gestão de escritórios, gestão de Facilities, operações de workplace ou funções equivalentes;
- Bons conhecimentos de Microsoft 365;
- Fortes competências administrativas, organizacionais e comunicativas;
- Disponibilidade para trabalhar presencialmente.
Benefícios
- Remuneração atrativa e transparente desde o recrutamento;
- Bonus anual com base no cumprimento de objetivos individuais e da Cegid;
- Modelo de trabalho híbrido e horário de trabalho flexível;
- 25 dias de férias por ano;
- Seguro de saúde;
- Acesso a plataformas de aprendizagem online e academia interna;
- Integração numa equipa dinâmica , entusiasta e em constante crescimento.
